Imprimer un document, le signer, puis le numériser pour le renvoyer par mail… Qui n’a pas été confronté à ce genre de cas chronophage ? Mais à l’ère du numérique, il est temps de se tourner vers la signature électronique pour 5 raisons principales : gagner du temps, réduire vos coûts, arrêter le gâchis de papier, renforcer la sécurité de vos documents et assurer leur traçabilité. On fait le point sur la législation autour de la signature en ligne et sur les outils fiables à connaître pour faire signer des documents à vos clients, collaborateurs, fournisseurs…

Définir le type de signature électronique nécessaire

En préambule, il est pertinent de rappeler les différents niveaux de sécurité existants pour les documents  :

• La signature simple : il s’agit de la signature électronique manuscrite (comme numériser un document avec une signature manuelle). Sa valeur juridique est limitée, elle a pour but de simplifier des processus internes. Exemples d’usages : autorisations, commandes, contrats.
• La signature électronique avancée : il s’agit de la signature la plus utilisée par les entreprises car elle permet d’identifier le signataire et de garantir l’intégrité du document signé. Exemples d’usages : vente immobilière, contrat d’assurance vie.
• La signature électronique qualifiée : il s’agit de la signature la plus fiable sur les plans techniques et juridiques. Elle nécessite une validation de l’identité du signataire par une autorité de certification. Elle est utilisée dans des cas très particuliers comme les actes notariés ou les appels d’offre des marchés publics.

Pour en savoir plus sur ces différentes méthodes de signature électronique, vous pouvez consulter le guide de francenum.gouv.fr.

Bien se renseigner sur la législation locale

Il est aussi important de se renseigner sur les exigences légales du pays ou de la région concernant la signature électronique afin de vous assurer que vos documents soient bien juridiquement contraignants. Plus concrètement, cela signifie que vos documents ont une force juridique obligatoire qui impose des droits et des obligations pour les personnes qui les signent.

Par exemple, en France, les outils de signature électronique sont dans l’obligation de respecter les normes de sécurité et de confidentialité du Réglement eIDAS établi par l’Union européenne mais aussi plus globalement, d’être en conformité avec le RGPD.

Utiliser un outil fiable pour faire signer des documents en ligne

Pour vous assurer de l’intégrité d’un document, il est recommandé d’utiliser des outils spécialisés pour cadrer les signatures électroniques de vos fichiers tels que des contrats de vente pour les clients ou des contrats de travail pour les collaborateurs. Parmi les plus connus, on retrouve DocuSign et Adobe Sign mais il existe aussi d’autres outils fiables tels que OneFlow ou Yousign qui peuvent être de bonnes alternatives pour gérer vos contrats en ligne.

Les meilleurs outils pour demander une signature électronique

Oneflow

Créez, signez et suivez vos contrats sur une seule plateforme

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DocuSign

Une référence pour la signature électronique

Adobe Sign

L’outil de signature électronique d’Adobe

Xodo Sign (Eversign)

Un outil de signature électronique pour vos documents en ligne

Voir tous les outils Signature électronique

En passant par ces logiciels de signature électronique, vous vous assurez que vos documents sont « juridiquement contraignants », qu’ils sont valables aux yeux de la loi. Autre avantage : ces outils vous permettent aussi de stocker les documents en ligne qui ont été signés et de les retrouver à n’importe quel moment si nécessaire. Traçabilité assurée !

Le plus : certaines solutions possèdent la certification ISO 27001 qui garantit la sécurité des informations contenues dans les documents.